1. PREMESSA
1.1 Presentazione della Società
Atelier Fragranze di Milano S.r.l., di seguito anche “AFM”, “Società” o “Azienda” è un’azienda italiana specializzata nella creazione, produzione e commercializzazione di fragranze destinate ai settori cosmetico, home fragrance e personal care. La Società opera con un approccio artigianale evoluto, combinando tradizione profumiera italiana e ricerca scientifica avanzata, con l’obiettivo di offrire prodotti di alta qualità, sicuri e conformi alle normative vigenti.
Fondata con la volontà di valorizzare l’eccellenza del Made in Italy, Atelier Fragranze di Milano si distingue per la cura dei dettagli, l’attenzione alla selezione delle materie prime e la capacità di interpretare le esigenze dei clienti attraverso soluzioni olfattive personalizzate. L’azienda collabora con partner nazionali e internazionali, mantenendo un dialogo costante con il mercato e investendo in innovazione responsabile e sviluppo sostenibile.
La Società adotta un modello di gestione orientato alla qualità, alla sicurezza dei prodotti e alla tutela dell’ambiente, promuovendo processi produttivi efficienti e rispettosi delle persone e delle risorse naturali. L’impegno verso la sostenibilità si traduce nella selezione di fornitori qualificati, nella tracciabilità delle materie prime e nella progressiva riduzione degli impatti ambientali lungo la catena del valore.
1.2 Finalità del documento
Il Codice Etico di AFM definisce diritti e doveri morali a cui ogni componente dell’organizzazione imprenditoriale deve ambire. Esso riassume i principi di comportamento che amministratori, dipendenti e collaboratori devono rispettare quotidianamente sul posto di lavoro e nei rapporti interni ed esterni all’azienda con clienti, fornitori e qualsiasi altro stakeholder. Il Codice Etico si pone anche come una guida per orientare le scelte e i comportamenti futuri di ogni persona facente parte dell’organizzazione.
Il Codice Etico AFM è perciò chiamato a svolgere le seguenti funzioni:
1.3 Destinatari e campo di applicazione
Il presente Codice è vincolante per gli amministratori e i dipendenti di AFM, nonché per tutti coloro che operano, collaborano e instaurano rapporti, stabilmente o temporaneamente, per conto della Società (clienti, fornitori, professionisti esterni, etc.) – di seguito (i “Destinatari”). I soci e gli amministratori nel perseguire l’oggetto sociale, devono rispettare le disposizioni contenute nel presente Codice.
AFM si impegna nell’ampia diffusione dei principi e delle norme di comportamento contenuti nel Codice Etico, esigendone il rispetto da parte di tutti coloro che vengano coinvolti in qualsivoglia forma nell’attività aziendale.
Gli amministratori ed il personale della Società, oltre a dover dare esecuzione al contratto di lavoro secondo buona fede, adempiendo ai doveri generali di diligenza, lealtà, imparzialità ed onestà, nonché di integrità e correttezza, sono tenuti a:
2. PRINCIPI GENERALI
La condotta dei Destinatari è improntata ai principi di legalità, integrità, rispetto dei diritti umani (tra cui divieto del lavoro minorile, diversità, inclusione, divieto di lavoro forzato, molestie ed abusi), rispetto di condizioni di lavoro dignitose (tra cui orari di lavoro e congedi, libertà di associazione e contrattazione collettiva, remunerazione e salute e sicurezza) qualità ed eccellenza, trasparenza, riservatezza, tutela dell’ambiente e sostenibilità.
RISPETTO DELLA LEGGE E INTEGRITA’
L’agire in conformità alle leggi è un requisito prioritario per AFM. La Società ha come principio imprescindibile il rispetto delle leggi ed esige dai propri amministratori, collaboratori, dipendenti, terzi con cui intrattiene rapporti commerciali e/o istituzionali e da chiunque svolga a qualsiasi titolo funzioni o compiti per suo conto, il rispetto della legislazione applicabile e dei principi e procedure a tale scopo preordinate, nonché comportamenti eticamente corretti, tali da non pregiudicarne l’affidabilità, l’immagine e la reputazione. AFM rispetta tutte le leggi applicabili in materia di corruzione e non tollera quindi alcuna forma di corruzione, di riciclaggio di denaro sporco, estorsione, falsificazione di documenti, di contraffazione o rilascio di false dichiarazioni in relazione alle condizioni ed alle pratiche adottate nella catena di produzione.
RISPETTO DEI DIRITTI UMANI
AFM garantisce il rispetto di quanto sancito dalla Dichiarazione Universale dei Diritti Umani, dai Principi Guida su Imprese e Diritti Umani dell’ONU e dalla Dichiarazione sui Principi e Diritti Fondamentali del Lavoro (ILO).
Divieto del lavoro minorile
AFM riconosce e garantisce i diritti umani dei bambini (diritto all’istruzione, al gioco ed ai bisogni primari) e rispetta le definizioni dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL) in merito all’età minima per l’impiego ed il lavoro pericoloso verificandone l’applicabilità in tutte le sue relazioni commerciali. AFM si oppone alla servitù, alla tratta di esseri umani, al lavoro forzato e coatto; si adopera perché tutti i dipendenti godano della libertà di pensiero, movimento e non ci siano restrizioni di nessun tipo (fisiche, abusi, minacce).
Diversità ed inclusione
AFM vieta e condanna qualsiasi forma di discriminazione (sia essa per genere, colore della pelle, religione, orientamento sessuale, nazionalità, lingua, età ed altra caratteristica personale). La Società assicura a tutti i dipendenti opportunità di crescita e sviluppo professionale obiettive, basate esclusivamente su competenze, risultati e merito. Viene inoltre promosso un sistema equo di progressione e carriera, esente da favoritismi o discriminazioni.
Lavoro forzato, molestie ed abusi
In ogni attività svolta devono essere vietate pratiche di schiavitù, servitù, tratta di esseri umani, lavoro sotto minaccia, l’utilizzo di carcerati non consenzienti, lavoro vincolato per pagamento di debiti, lavoro forzato di alcun genere. AFM non tollera alcuna forma di abuso o molestia (siano esse verbali, fisiche, psicologiche, di coercizione, pressione, minacce, punizioni corporali od altro tipo di molestia) per tutta la durata del rapporto lavorativo.
CONDIZIONI DI LAVORO DIGNITOSE
Orari di lavoro e congedi
AFM rispetta le leggi applicabili ed in caso eventuali accordi collettivi in materia di orario di lavoro e ferie retribuite, al fine di garantire ai dipendenti un equilibrio tra esigenze aziendali e personali.
AFM non impone lo svolgimento di orario di lavoro straordinario.
Libertà di associazione e contrattazione collettiva
AFM promuove il diritto dei lavoratori di associarsi liberamente, contrattare collettivamente, aderire ai sindacati, cercare la rappresentanza ed unirsi ai consigli dei lavoratori.
Remunerazione
AFM si impegna a garantire una giusta retribuzione per tutto il personale, assicurando che i livelli retributivi siano pari o superiori a quanto prescritto dalla legislazione applicabile e dai contratti collettivi nazionali.
Le scelte retributive sono basate su criteri meritocratici oggettivi, fondati su mansioni, competenze e risultati, e sono applicate in modo trasparente e uniforme, senza alcuna distinzione o discriminazione, in particolare per quanto concerne le differenze di genere.
AFM privilegia rapporti lavorativi a lungo termine limitando il ricorso a contratti a breve termine, lavoratori impiegati tramite terzi, lavoratori subappaltati a terzi o lavoratori informali. La Società garantisce dunque ai lavoratori continuità e sviluppo delle proprie carriere professionali.
Salute e Sicurezza
La Società si impegna a predisporre e mantenere ambienti di lavoro sicuri e salubri nel rispetto della normativa applicabile1 e diffondere e consolidare una cultura della sicurezza e salute sul lavoro, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
QUALITA’ ED ECCELLENZA
Fondamentale elemento per il successo della Società è costituito dai propri clienti. Pertanto, AFM si impegna a soddisfarne appieno le esigenze in termini di qualità dei prodotti e dei servizi erogati, prestando attenzione affinché essi siano adeguati alle attese ed alle necessità del mercato in cui opera.
Le competenze e il know-how costituiscono la base dell’affidabilità di AFM Il personale viene quindi costantemente formato per garantire i livelli di servizio secondo regole di qualità, sicurezza e rispetto dell’ambiente.
TRASPARENZA, COMPLETEZZA E RISERVATEZZA DELLE INFORMAZIONI
La Società ispira ogni sua condotta a criteri di massima trasparenza, affidabilità e chiarezza. A tal fine, la stessa definisce ruoli e responsabilità connesse ad ogni processo e pretende dai Destinatari la massima trasparenza nel fornire informazioni veritiere ai propri interlocutori, clienti o terzi. Tale impegno dovrà valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e tutti coloro che a qualsiasi titolo si interfaccino con la Società.
AFM riconosce come valore imprescindibile la corretta informazione ai soci, agli organi ed alle funzioni competenti, in ordine alla gestione della Società e condanna le azioni dei propri dipendenti e collaboratori che intralcino o impediscano il controllo da parte delle organizzazioni preposte.
La Società assicura, altresì, la riservatezza delle informazioni in proprio possesso e l’osservanza della normativa in materia di protezione dei dati personali, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile.
SICUREZZA INFORMATICA
La Società garantisce l’adozione di sistemi di sicurezza adeguati al fine di individuare minacce e rischi e di proteggere i dati da possibili attacchi e violazioni (interne ed esterne) alla rete o ai sistemi informatici (computer, reti di telecomunicazione, ecc.).
La Società si impegna altresì a rafforzare gli standard di sicurezza, a definire regolamenti interni e a monitorarne l’implementazione, nonché a favorire la conoscenza e consapevolezza del tema verso tutti i Destinatari.
I Destinatari sono chiamati ad astenersi da qualsiasi utilizzo dei sistemi informatici aziendali o dei social network che possa rappresentare violazione delle leggi vigenti, offesa alla libertà, all’integrità e alla dignità delle persone; oppure che possa comportare indebite intrusioni o danni ai sistemi informatici, anche in conformità a quanto espresso nelle politiche di sicurezza aziendale.
TUTELA DELL’AMBIENTE E SOSTENIBILITA’
AFM considera la tutela dell’ambiente un valore fondamentale e crede fermamente che il proprio sviluppo economico possa avvenire in maniera sostenibile, prevenendo e mitigando impatti negativi su persone e ambiente, nonché generando impatti positivi su di essi.
A tal fine la Società si impegna a:
-monitorare e ridurre i propri consumi energetici e di risorse idriche e naturali, efficientando i processi e investendo progressivamente in tecnologie e macchinari performati.
– monitorare e gradualmente ridurre le emissioni di gas climalteranti, attraverso interventi di efficientamento energetico e miglioramento del mix energetico, riducendo l’uso di fonti fossili e ricorrendo a fonti rinnovabili.
– monitorare e ridurre le emissioni di inquinanti in acqua, aria e suolo, garantendo in ogni caso il rispetto della normativa applicabile, preservando gli ecosistemi, tutelando la biodiversità
– adottare strategie di prevenzione, riduzione e riciclo e riutilizzo dei rifiuti generati. La Società si impegna a rispettare la legislazione applicabile in materia di rifiuti e gestione delle sostanze pericolose.
– formare e sensibilizzare i lavoratori rispetto alle procedure ambientali e promuovere la partecipazione del personale nel segnalare anomalie e sprechi.
3 RAPPORTI CON I DIPENDENTI E CON I COLLABORATORI
SELEZIONE E INSERIMENTO DEL PERSONALE
AFM riconosce nelle persone il proprio capitale primario e impronta i processi di ricerca e selezione ai principi di trasparenza, oggettività e pari opportunità. La Società si impegna a evitare ogni forma di favoritismo, basando le decisioni di assunzione esclusivamente su criteri meritocratici e sulla corrispondenza tra i profili professionali e i valori aziendali. Ogni collaboratore è assunto con regolare contratto, nel rispetto del CCNL di categoria, ricevendo sin dall’inizio informazioni chiare su mansioni, diritti, retribuzione e presidi di sicurezza. Il percorso di inserimento (on-boarding) è strutturato per favorire l’integrazione dei nuovi assunti, includendo una specifica sensibilizzazione sui temi del Codice Etico.
GESTIONE DEL PERSONALE
AFM tutela l’integrità psico-fisica e morale dei propri lavoratori, promuovendo un ambiente basato sulla lealtà, il rispetto reciproco e la partecipazione attiva.
TUTELE CONTRATTUALI
Tutto il personale dipendente di AFM è tutelato da un sistema di protezione sociale che copre le principali situazioni di bisogno – tra cui malattia, disoccupazione, infortuni sul lavoro, disabilità, congedi parentali e pensionamento – in conformità alla normativa vigente e alla contrattazione collettiva applicata.
INCLUSIONE E PROMOZIONE DELLA DIVERSITA’
AFM è impegnata nella promozione della diversità e dell’inclusione garantendo pari trattamento e pari opportunità a tutto il personale, indipendentemente dalla tipologia contrattuale (tempo determinato o indeterminato) e dall’orario di lavoro (full-time o part-time) e favorendo un ambiente di lavoro equo e inclusivo.
Non viene tollerata alcuna forma di violenza, abuso, molestia o altri atteggiamenti comunque riconducibili a pratiche di mobbing che sono tutti, senza eccezione, proibiti.
Eventuali comportamenti che configurano violenza, abuso, molestia, mobbing o similari sono oggetto di procedimenti disciplinari che possono portare a provvedimenti espulsivi.
CONCILIAZIONE VITA PRIVATA-LAVORO
La Società promuove modelli di lavoro improntati alla flessibilità, alla responsabilizzazione e al raggiungimento dei risultati, favorendo – ove compatibile con le esigenze operative – la conciliazione dei tempi di vita-lavoro. Tali modalità sono orientate a sostenere il benessere delle persone e una cultura fondata su fiducia, autonomia e collaborazione.
VALORIZZAZIONE ATTRAVERSO LA FORMAZIONE
La Società riconosce la formazione come leva strategica di crescita professionale e personale, nonché come strumento fondamentale per lo sviluppo di competenze, responsabilità e consapevolezza. In tale prospettiva, promuove percorsi formativi volti a favorire l’aggiornamento delle conoscenze e il miglioramento costante delle capacità individuali e collettive.
La Società si impegna a garantire attività di informazione, formazione e sensibilizzazione sui temi della salute e sicurezza al fine di prevenire i rischi, tutelare l’integrità psicofisica delle persone e promuovere comportamenti improntati alla prudenza, alla collaborazione e al rispetto delle procedure.
REMUNERAZIONE DELLE RISORSE
AFM definisce gli stipendi in base a ruolo, mansione, esperienza e professionalità, nel rispetto del CCNL e tenendo conto della media di mercato per ciascuna posizione. La Società definisce le retribuzioni secondo principi di meritocrazia e di pari opportunità, anche nell’attribuzione di eventuali superminimi, senza alcuna distinzione di genere, attribuendo medesimi livelli retributivi per lavori di pari valore.
VALUTAZIONE E GESTIONE DELLE CARRIERE
Le decisioni in materia di promozione e avanzamento di carriera si fondano su criteri oggettivi, condivisi e coerenti con i valori aziendali. In particolare, vengono valutati la performance individuale rispetto agli obiettivi definiti nei colloqui di sviluppo, le competenze tecniche e trasversali, il potenziale di crescita, l’allineamento agli obiettivi aziendali, la capacità di collaborazione e integrazione nei team, nonché l’impegno nella formazione continua.
SALUTE E SICUREZZA
AFM rispetta la normativa vigente in materia di prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali e la promozione di una cultura della sicurezza diffusa e condivisa.
La Società garantisce che il 100% dei dipendenti coperto da un sistema di gestione della salute e sicurezza conforme a prescrizioni giuridiche, norme e orientamenti riconosciuti. Il sistema è sottoposto a verifiche periodiche assicurando il monitoraggio costante e la conformità continua delle pratiche aziendali.
La redazione e l’aggiornamento dei Documenti di Valutazione dei Rischi avvengono in conformità alla normativa vigente, con il supporto di misurazioni e verifiche certificate affidate a laboratori esterni specializzati.
Particolare rilievo è attribuito alla formazione e all’informazione dei lavoratori in materia di salute e sicurezza.
4. RAPPORTI CON L’ESTERNO
RELAZIONI CON I CLIENTI
AFM si pone come obiettivo primario la soddisfazione dei propri clienti, in termini di qualità del prodotto e di eccellenza del servizio.
Si impegna a mantenere rapporti di fiducia con la clientela, fornendo informazioni esaurienti e accurate sui prodotti e garantendo standard di qualità elevati, con un impegno continuo al miglioramento.
Per questo AFM assicura correttezza, trasparenza e chiarezza nelle trattative commerciali e nelle relazioni con i clienti.
Nel rapporto con i Clienti, in particolare, si chiedono reciproci impegni di:
RELAZIONI CON I FORNITORI
La scelta dei fornitori e dei consulenti esterni è basata unicamente su criteri di professionalità e competenza. AFM si impegna a mantenere rapporti stabili, trasparenti e onesti basati sulla fiducia reciproca con i fornitori.
La gestione dei contratti di fornitura è fondata sulla correttezza reciproca. La Società richiede ai propri fornitori il rispetto della legge e dei principi contenuti all’interno del presente Codice Etico e nel Codice di condotta Fornitori che costituisce aspetto fondamentale per l’instaurazione ed il mantenimento di un corretto rapporto di natura contrattuale e/o commerciale. Per tutto ciò non qui espressamente riportato, si rimanda al Codice di condotta Fornitori.
RELAZIONI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
I rapporti che AFM intrattiene con la Pubblica Amministrazione e con le istituzioni pubbliche in generale sono trasparenti ed improntati alla massima collaborazione possibile.
A tal proposito è fatto esplicito divieto di:
– Offrire o promettere denaro, omaggi od altre utilità a Pubblici Ufficiali e/o Incaricati di Pubblico Servizio allo scopo di influenzarne le decisioni in vista di trattamenti favorevoli o prestazioni indebite;
– Adottare condotte che possano essere anche soltanto interpretate come aventi natura collusiva o comunque possano essere idonee a pregiudicare i principi del presente Codice Etico;
– Presentare dichiarazioni false ad organismi pubblici, al fine di ottenere erogazioni pubbliche, contributi/finanziamenti agevolati, oppure concessioni, autorizzazioni, licenze od altri atti amministrativi;
– Sollecitare informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.
5. ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO
APPROVAZIONE, AGGIORNAMENTO E DIFFUSIONE
Il presente Codice è approvato dal Consiglio di Amministrazione (C.d.A.) della Società.
Il codice è riesaminato almeno annualmente e deve essere integrato o modificato ogniqualvolta gli sviluppi normativi e legislativi, le best practice e gli input forniti dagli stakeholder lo rendano necessario.
Ogni variazione o integrazione sostanziale, sarà approvata sempre dal C.d.A., e diffusa tempestivamente ai Destinatari.
La Società assicurerà la corretta diffusione del Codice alle proprie strutture interne, affinché tutti i Destinatari siano adeguatamente informati. Il Codice sarà inoltre portato a conoscenza di tutti i soggetti con i quali la Società intrattiene relazioni, ivi compresi i terzi che ricevono incarichi dalla stessa e che abbiano con essa rapporti continuativi.
In particolare, la Società si impegna a diffondere quanto più possibile i contenuti presente Codice nelle seguenti modalità:
• Sito internet delle Società;
• Formazione;
• L’invio a mezzo mail al personale dipendente e ai collaboratori della Società.
VALORE CONTRATTUALE E NON CONFORMITA’
La violazione del Codice Etico compromette il rapporto di fiducia tra la Società ed il soggetto che commette la violazione (soci, amministratori, dipendenti, collaboratori, fornitori, partner).
Qualora accertate, le violazioni saranno perseguite con tempestività mediante l’adozione dei provvedimenti disciplinari, in conformità a quanto previsto dalla legislazione applicabile e/o dal Contratto Collettivo Nazionale di riferimento.
L’osservanza del Codice Etico costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 del Codice civile (obbligo di diligenza).
La violazione di tale obbligo costituisce inadempimento contrattuale e, pertanto, potrà essere causa di risoluzione del contratto, fatto salvo l’eventuale risarcimento dei danni derivanti alla Società da tale violazione.
I terzi destinatari (fornitori, consulenti, partner, etc.) sono chiamati al rispetto delle disposizioni del presente Codice Etico e l’osservanza dello stesso costituisce presupposto per la prosecuzione del rapporto commerciale o di collaborazione in essere con la Società.
A tal fine, AFM inserisce nelle lettere di incarico e nei contratti, l’obbligo del rispetto delle prescrizioni contenute nel Codice Etico, pena la risoluzione del contratto e/o la revoca dell’incarico.
SEGNALAZIONI
Tutti i Destinatari, interni ed esterni, sono tenuti a fornire informazioni e segnalazioni relative ad atti, fatti o eventi rilevanti ai fini della corretta osservanza del presente Codice Etico. Qualsiasi stakeholder che intenda effettuare segnalazioni rilevanti ai fini del rispetto del presente Codice Etico deve utilizzare il canale: compliance@atelierfragranzemilano.com
AFM si impegna ad accogliere con serietà e trasparenza le segnalazioni su eventuali comportamenti difformi dal Codice, a verificarle e a sanzionare, nei modi opportuni, le violazioni accertate. Le informazioni ricevute saranno strettamente riservate così come l’identità del segnalante.
L’eventuale effettuazione, con dolo o colpa grave, di segnalazioni che si rivelino essere infondate è soggetta all’applicazione di eventuali, legittime sanzioni.
